In dieser Datenschutzerklärung finden Sie Informationen über die Art, den Umfang und die Zwecke der Datenverarbeitung (vgl. Art 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung [EU] 2016/679 [DSGVO]).
Wenn im Folgenden von dem „Unternehmen“ die Rede ist, ist der/die Handelsagent(in) gemeint, soweit er/sie datenschutzrechtlich verantwortlich ist, beispielsweise falls er/sie Daten in seinem/ihrem eigenen System verarbeitet.
Unter den „betroffene[n] Person[en]“ sind die genannten Besucher, Nutzer, Interessenten, Kunden und Vertragspartner zu verstehen.
Allgemeines
Das Unternehmen erhebt personenbezogene Daten, wenn betroffene Personen diese im Rahmen eines Besuchs durch den Handelsagenten vor Ort, im Rahmen von Messekontakten, durch Nutzung einer Website, im Rahmen einer Anfrage oder bei einer (sonstigen) Kontaktaufnahme (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) mitteilen. Welche Daten erhoben werden, ist aus der jeweiligen Kontaktaufnahme, Formularen, Abfragen durch das Unternehmen etc. ersichtlich.
Ein Datenschutzbeauftragter ist im Unternehmen nicht bestellt.
Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Kontaktaufnahme mit den (potentiellen) Interessenten/Kunden, Beratung und Vermittlung, Weiterleitung der Daten an die Geschäftsherren (Lieferanten), Zusendung von Angeboten, weiterführenden Informationen, Einladungen zu Messen und Veranstaltungen, Versand von Newslettern etc.; Rechnungswesen und Provisionsüberprüfung sowie automations-unterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Laufende Zusammenarbeit mit den Geschäftsherren zur Akquise und Betreuung der Interessenten/Kunden und zur Vermittlung von Geschäftsabschlüssen. Unterstützung bei der Abwicklung von allfälligen Reklamationen, Einholung von Informationen zu allfälligen Lieferrückständen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind
In den folgenden Fällen ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht:
Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Übermittlungspflichten, insb. auf dem Gebiet des Steuer- und Abgabenwesens und
Erfüllung allfälliger Meldepflichten gegenüber den Interessenten, Kunden und Behörden im Falle einer Verletzung des Datenschutzes.
Da die Verarbeitung wie dargelegt auf das berechtigte Interesse des Unternehmens gestützt wird, steht der betroffenen Person diesbezüglich das Recht auf Widerspruch nach Art 21 DSGVO zu. Dazu verweisen wir auf die gesonderte Aufklärung am Ende dieser Datenschutzerklärung.
Empfänger der Daten
Eine Offenlegung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person an unbefugte Empfänger erfolgt nicht. Davon ausgenommen sind
Betreffend Interessenten- und Kundendaten die Lieferanten, die das Unternehmen vertritt (und umgekehrt die Interessenten und Kunden, was die Daten des Ansprechpartners bei den Geschäftsherren anlangt).
Je nach Einzelfall und Erforderlichkeit die folgenden Empfänger:
Rechtsvertreter, Steuerberater, Gerichte, Banken, Verwaltungsbehörden (insb. Finanzbehörden), Inkassounternehmen, allfällige Subagenten, Bundesanstalt "Statistik Österreich" für die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen (amtlichen) Statistiken.
Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder nach österreichischem Recht möglicherweise personenbezogene Daten erhalten;
Auftragsverarbeiter, die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeiten.
Das Unternehmen hat nicht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
Aktualisierung
Die Aktualisierung der personenbezogenen Interessenten- und Kundendaten erfolgt in erster Linie auf Grundlage direkter Rückmeldungen bzw. Änderungshinweisen durch die Interessierten und Kunden an das Unternehmen. Ausnahmsweise werden öffentlich zugängliche Informationen (z.B. Berufs- und Branchenverzeichnisse) verwendet. Die Datenkategorien, die dabei, je nach Verfügbarkeit, erhoben werden können, sind beispielhaft folgende: Name, Alter, Beruf, Adresse, wirtschaftlicher Status, Zahlungsverhalten.
Dauer der Datenspeicherung
Die personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert,
bis sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
im Fall einer Verarbeitung aufgrund einer Einwilligungserklärung solange, bis die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft und es fehlt an einer anderen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
jedenfalls aber solange die Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen des Unternehmens und/oder des Lieferanten erforderlich ist.
Rechte des Betroffenen
Die betroffene Person hat gemäß Art 15 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen – bei Nachweis ihrer Identität – eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, so hat die betroffene Person weiter ein Recht
auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und
auf die in Art 15 Abs 1 DSGVO genannten Informationen wie z.B. die Kategorien personenbezogener Daten und weitere Informationen (Anmerkung: diese entsprechen den in dieser Erklärung enthaltenen Informationen).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung gemäß Art 16 DSGVO).
Die betroffene Person hat unter den Voraussetzungen des Art 17 DSGVO ein Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) der sie betreffenden personenbezogenen Daten, beispielsweise dann,
Hat das Unternehmen die personenbezogenen Daten, die gelöscht werden müssen, öffentlich gemacht, so besteht nach Art 21 Abs. 2 DSGVO folgende Verpflichtung:
Unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der dadurch entstehenden Kosten erfolgen angemessene Maßnahmen, um andere Verantwortliche über die vorzunehmende Löschung zu informieren. Dies betrifft Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten (also z.B. den betreffenden Lieferanten). Sie sind darüber zu informieren, dass die betroffene Person die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten, von Kopien und Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.
Das Recht auf Löschung steht jedoch nicht zu,
Die betroffene Person hat gemäß Art 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, z.B.
Verlangt die betroffene Person die Löschung oder Einschränkung oder erhebt Widerspruch (dazu unten), so wird sie umgehend über die getroffenen Maßnahmen bzw. über die Gründe, die aus der Sicht des Unternehmens einer Umsetzung entgegen stehen, informiert.
Die betroffene Person hat gemäß Art 20 DSGVO das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Unternehmen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Das gilt aber nur, wenn die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Weiter hat sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Der Verantwortliche, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, darf sie dabei nicht behindern (Recht auf Datenübertragbarkeit). Sofern technisch machbar, hat sie das Recht auf direkte Übermittlung von einem Verantwortlichen zu einem anderen.
Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Cookies
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Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
Die betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder gegen § 1 oder Artikel 2 1. Hauptstück des Datenschutzgesetzes (DSG) in der Fassung des Datenschutz-Anpassungsgesetzes 2018 verstößt.
Gesonderte Aufklärung nach Art 21 Abs. 4 DSGVO:
Soweit die Verarbeitung auf das berechtigte Interesse des Unternehmens gestützt wird, steht der betroffenen Person das Recht auf Widerspruchnach Art 21 Abs. 1 DSGVO zu. Das gilt aber nur falls dafür Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben. Nicht ausreichend wäre es, wenn die betroffene Person generell keine Speicherung und sonstige Verarbeitung wünscht. Vielmehr muss sie persönliche Gründe darlegen, weshalb ihr – anders als anderen Kunden und Nutzern – die (weitere) Verarbeitung von Daten über ihre Person unzumutbar ist. Wird dies dargelegt, ist eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten nur in zwei Fällen zulässig:
das Unternehmen weist zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder
die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Die betroffene Person hat zudem gemäß Art 21 Abs 2 DSGVO jedenfalls das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zweck der Direktwerbung einzulegen. Die betroffene Person kann auch nur der Verarbeitung einzelner Kategoriensie betreffender Daten widersprechen, z.B. der Verwendung ihrer Emailadresse für Werbezwecke.
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